Thuban Admin
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Contenido
- 1 Ingreso al sistema
- 2 Menú Principal
- 3 Panel de usuarios
- 4 Panel de grupos
- 5 Panel de Roles
- 6 Panel de Políticas de acceso
- 7 Panel de clases documentales
- 8 Panel de bandejas
- 9 Panel de permisos
- 10 Panel de plantillas de correo
- 11 Panel de reportes
- 12 Panel de monitores
- 13 Panel de alertas
- 14 Panel de tableros de control
- 15 Panel de importación de soluciones
- 16 Panel de exportación de soluciones
- 16.1 Estadio 1: Clases documentales
- 16.2 Estadio 2: Elementos de clases documentales
- 16.3 Estadio 3: Grupos
- 16.4 Estadio 4: Bandejas de Thuban
- 16.5 Estadio 5: Reportes
- 16.6 Estadio 6: Plantillas de correo
- 16.7 Estadio 7: Configuraciones de Thuban
- 16.8 Estadio 8: Workflows
- 16.9 Estadio 9: Tableros de control
- 16.10 Estadio 10: Final
- 17 Panel de Configuración
- 18 Panel de visores
- 19 Panel de control de sesiones
- 20 Otras configuraciones
Ingreso al sistema
Una vez que haya ingresado a la URL de Thuban, se presentará la siguiente ventana de diálogo:
Ingrese el usuario y contraseña. Existen dos métodos para ingresar a la plataforma:
- Login Unificado: Este mecanismo permite iniciar sesión con el usuario y contraseña de Windows , pero no admite el cambio de contraseña desde el Menú de Configuración de Usuario.
- Login Thuban: Es el método de inicio de sesión propio donde se proporciona un nombre de usuario y una contraseña que son específicos para Thuban. Podrá cambiar su contraseña cuando lo desee desde el Menú de Configuración de Usuario.
Seleccione el idioma (por defecto utiliza el idioma predeterminado del explorador de internet) y presione Login para acceder al menú principal.
Menú Principal
Al ingresar al sistema, visualizará el menú principal:
La barra de navegación cuenta con cinco menús que permiten acceder a los módulos y paneles del sistema. Desde el menú Admin® podrá configurar todos los elementos de la plataforma.
Panel de usuarios
En este panel puede crear y configurar usuarios de la plataforma Thuban.
Para crear un usuario presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla. A continuación se habilitarán tres solapas:
Detalle
En esta solapa ingrese la información personal del usuario. Posteriormente, si lo desea, podrá modificar cualquier dato excepto el Usuario propiamente dicho.
Desde esta pestaña también es posible deshabilitar un usuario existente sin necesidad de borrarlo de forma permanente. Para ello, seleccione la casilla y, una vez que se guarden los cambios, el usuario no podrá a ingresar a Thuban hasta que sea habilitado nuevamente.
Acceso
Desde solapa se determina el tipo de acceso a Thuban. Existen dos posibilidades:
- Acceso sesión unificada de Windows: permite ingresar al sistema a través de autenticación con Dominio NT. Deberá ingresar el Dominio al cual autenticarse.
- Acceso con usuario Thuban®: Cuando cree un usuario, deberá proveerle una contraseña y puede forzarlo a cambiarla la próxima vez que ingrese al sistema. De todos modos, el administrador podrá modificar la contraseña posteriormente sin necesidad de conocerla.
Por defecto, Thuban almacena las últimas doce contraseñas para impedir que el usuario las vuelva a utilizar y así aumentar el nivel de seguridad de acceso de la aplicación.
Desde esta solapa también puede establecer una fecha de expiración de la cuenta o determinar que nunca expire.
Grupos
Seleccione la casilla al lado del nombre del grupo y utilizar las flechas de pasaje para asignar o desasignar el usuario al grupo.
Panel de grupos
En este panel se pueden crear y configurar grupos de usuario, así también como asignar o desasignar usuarios a grupos existentes.
Para crear un grupo, presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla. Aparecerán dos solapas: en Detalle, ingrese un nombre y una descripción y presione Guardar para crear el grupo.
En la siguiente solapa, elija los usuarios que formarán parte de ese grupo utilizando las flechas de pasaje.
Panel de Roles
Desde este panel se puede establecer relaciones jerárquicas entre usuarios y grupos. Para crear un nivel de jerarquía, seleccione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.
Ingrese el nombre y la descripción, y establezca el nivel. Ingrese un valor entero de 0 a infinito, teniendo en cuenta que 0 representa al cargo de mayor jerarquía. Presione Guardar para almacenar los cambios.
Luego deberá asignar el rol a un grupo o usuario particular. Diríjase a la solapa Asignación, donde habrá dos paneles y un combo de roles. Del panel de la izquierda, seleccione el usuario o grupo que ejercerá el rol elegido sobre el grupo o usuario del panel de la derecha.
En el siguiente ejemplo, se establece que el usuario ADMIN va a ejercer el rol de “Gerente” sobre el grupo RIESGO.
Presione Guardar para almacenar los cambios.
Para desasignar a un usuario o grupo de un rol particular, destilde la casilla y presione Guardar.
Panel de Políticas de acceso
En este panel se pueden configurar las medidas de seguridad y acceso al sistema y la configuración default de los usuarios.
Políticas de Acceso
Esta pestaña está dividida en dos recuadros: en Nombres de Usuario podrá establecer la longitud mínima y máxima de caracteres que deberá tener y en Contraseñas, también deberá establecer la longitud mínima y máxima de la contraseña, pero además podrá seleccionar algunas de las siguientes opciones:
- Debe contener caracteres numéricos: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter numérico.
- Debe contener caracteres especiales: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter especial, los cuales son:!£$%^&*@?<>+_
- Debe contener caracteres en minúscula: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter en minúscula.
- Debe contener caracteres en mayúscula: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter en mayúscula.
- La contraseña no puede ser parte del nombre: si se selecciona esta opción, el nombre de usuario no podrá formar parte de la contraseña elegida.
- Cantidad de días de inactividad antes de inhabilitar la cuenta: representa la cantidad máxima de días que pueden pasar entre que el usuario se sale del sistema hasta que vuelve a ingresar. Si la cantidad de días supera lo estipulado en este panel, entonces el usuario será inhabilitado. En tal caso deberá contactarse con el administrador del sistema para que su cuenta se active nuevamente.
- Cantidad de días para forzar cambios de contraseña: representa la cantidad de días de validez de la contraseña. Si se cumplen la cantidad de días que figura en este panel, el usuario será redirigido a una pantalla en la cual se verá forzado a cambiar su contraseña.
- Cantidad de intentos fallidos de ingreso de contraseña: Establece un número máximo de veces que el usuario puede intentar ingresar una contraseña incorrecta. Si excede el límite, el usuario quedará inhabilitado.
Eventos de Log
Diríjase a la segunda pestaña del panel donde aparece una serie de checklist. Para habilitar un evento, seleccione la casilla ubicada a la izquierda del nombre y presione Guardar para almacenar los cambios.
Configuración Default
Diríjase a la última pestaña del panel donde encontrará una serie de solapas que permiten establecer una configuración por defecto para todos los usuarios de Thuban.
- General: Desde esta solapa se pueden configurar algunas características generales como un formato estándar para la fecha y hora o una pantalla de inicio predeterminada.
Para resolver el problema de la incompatibilidad con Internet Explorer puede seleccionar esta opción o visitar la sección HOWTO - Resolver incompatibilidad de Thuban con IE
- Creación: Desde esta pestaña se puede seleccionar la opción para que cuando se cree un documento de una clase documental que tenga vínculos dinámicos, dicho documento se abra en una nueva ventana.
- Búsqueda: Desde esta pestaña se pueden configurar acciones generales sobre la grilla de resultados de la búsqueda.
- Edición: Desde esta pestaña se pueden configurar acciones generales de la pantalla de edición de documentos.
- Bandejas: Desde esta pestaña se pueden configurar acciones generales del Panel de bandejas.
Panel de clases documentales
En este panel podrá crear, modificar o eliminar las clases documentales de la plataforma.
Para crear una clase documental, presione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Para modificar una clase existente, simplemente selecciónela de la lista y se habilitará una serie de solapas.
Datos Generales
En esta solapa se ingresa la información básica de la clase documental:
- Nombre de la clase: ingrese un nombre que llevará la clase documental en la tabla de la base de datos. Tenga en cuenta que una vez creada la clase, no lo podrá modificar.
- Alias: permite darle un nombre a la clase documental que se puede modificar fácilmente, sin tener que realizar los cambios desde la base de datos.
- Descripción: Ingrese una breve descripción de la clase.
- Generación de nombre: Determina el nombre externo que llevará cada ítem de la clase documental. Se puede definir de la siguiente manera:
- El siguiente Campo: Permitirá seleccionar algún campo definido para la clase.
- Nombre Compuesto: Se podrá establecer una combinación de texto libre con campos definidos para la clase o de dos campos. Por ejemplo: si para el nombre se ingresa la siguiente expresión: “Legajo: [NÚMERO_LEGAJO]” el nombre del documento podría ser “Legajo:000001”. Si se ingresa la expresión “[NÚMERO_LEGAJO]_[APELLIDO]”, el nombre podría ser “000001_GOMEZ”.
- Libre: Permite al usuario ingresar cualquier texto o números al momento de crear el documento. Si selecciona esta opción, el sistema siempre solicitará un nombre para cada ítem.
- No actualizar el nombre: Si esta casilla está seleccionada, el sistema valida que el documento tiene un nombre y evita que se genere uno nuevo al actualizar.
- Vínculo dinámico por defecto: Se puede seleccionar el vínculo dinámico que se verá al abrir el documento en la pantalla de edición de documentos.
- Título en resultado de búsqueda: nombre de la columna INDEX_ITEM_NAME
Campos
En esta solapa se pueden crear y configurar los campos de la clase documental. Del lado izquierdo, figuran todos los campos de la clase y del derecho, el detalle.
Para crear un campo de la clase, presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla e ingrese los siguientes datos:
- Nombre: ingrese un nombre para el campo. Es recomendable utilizar una nomenclatura uniforme.
- Extensión: establezca el largo del campo.
- Tipo Dato: Determine el tipo de datos que se permitirá ingresar en el campo. Las opciones disponibles son: cadena de texto, número entero, número decimal, boolean, fecha y hora. Además cuenta con algunos formatos predefinidos:
Tenga en cuenta que una vez que haya creado documentos, no podrá cambiar el formato predefinido.
La configuración del separador decimal y el de miles depende del idioma predeterminado del explorador de Internet, pero es posible forzarlos con la incorporación de dos entradas en el Panel de Configuraciones:
| Aplicación | Set | Sección | Variable |
| THUBAN | DEFAULT | CONFIGURATION | GROUPING_SYMBOL |
| THUBAN | DEFAULT | CONFIGURATION | DECIMAL_SYMBOL |
- Índice búsqueda: Determine si el campo aparecerá como índice de búsqueda en el módulo de consultas. Las opciones disponibles son:
- Sin índices: El campo no aparece como índice de búsqueda.
- Índice primario: Aparece como índice primario de búsqueda en las consultas.
- Índice secundario: Aparece como índice secundario de búsqueda en las consultas.
- Índice edición: Se puede establecer que el campo sea primario y que esté siempre visible o secundario, en ese caso, sólo se verá cuando se seleccione Ver campos secundarios o aplique el criterio de búsqueda avanzada.
- Columna: establece la columna de la base de datos donde se almacenarán los valores que los usuarios ingresen en ese campo.
- Leyenda: ingrese el nombre del campo que verán los usuarios de la interfaz PowerDesk.
- Mensaje de Ayuda: Permite redactar una breve descripción del contenido del campo.
- Orden: Establezca el orden de los campos en la tabla. Para modificar el orden de los campos en pantalla, utilice las flechas direccionales que aparecen debajo de la lista de campos.
- Opciones avanzadas: para incluir alguna de estas opciones, seleccione la casilla al lado del nombre.
- Auditoría: El sistema hace un seguimiento del campo registrando fecha, hora y usuario que realizó el cambio.
- Búsqueda: Establece que el usuario deba completar para que la búsqueda arroje algún resultado.
- Múltiples criterios de búsqueda: Permite duplicar el campo para buscar por más de un valor a la vez.
- Multivaluado: los campos multivaluado permiten agregar un conjunto de valores asociados al campo que pueden ser ingresados manualmente o a través de una consulta en la base de datos.
- Agregar valores fijos: seleccionamos del combo la entrada Valores y presionamos el botón Editar. A continuación se mostrará una pantalla donde podremos agregar o eliminar los valores de forma manual.
- Agregar una consulta SQL: seleccionamos en el combo, la entrada SQL y presionamos el botón Editar. A continuación se mostrará una pantalla que nos permitirá agregar una nueva consulta y poder realizar el Test directamente contra la base de datos para verificar su validez.
La sintaxis admitida incluye:
EXEC SP_TRAER_FACTURAS (ejecución de procedures)
SELECT <CAMPO> FROM <TABLA> (ejecución de una consulta)
Vistas
En esta pestaña podrá determinar el tipo de acceso a los campos en el Panel de alta de documentos y en la Vista de edición. Las opciones disponibles son:
- Sin acceso: El campo no estará visible.
- Lectura: El campo será visible pero no se podrá modificar.
- Escritura: El campo se podrá modificar.
- Obligatorio: El campo se podrá modificar y debe estar completo siempre.
Para cambiar el tipo de acceso, seleccione la casilla al lado del nombre, elija un valor del combo y presione el botón Establecer.
Los botones de más y menos, permiten crear nuevas vistas para los campos. Luego en el panel de Permisos deberá asignar las vistas a los grupos . Esto permite, por ejemplo, que un mismo campo sea obligatorio para un grupo y sólo lectura para otros.
Para comparar entre dos vistas, presione el botón “…” en el panel de la derecha.
Vínculos
Un vínculo dinámico se define a través de una consulta SQL y permite relacionar dos o más clases documentales que tengan características en común o que se reúnan bajo un concepto central. A la vez, es posible crear nuevos documento a partir del vínculo dinámico. Por ejemplo, podríamos tener la clase documental LEGAJO_CLIENTES donde cada documento contendría la información personal de un cliente; y otra clase llamada OPERACIONES donde se ingresarían las operaciones que realice el cliente: solicitudes, compras, pagos, etc. Al relacionar las dos clases sería posible abrir el legajo del cliente y cargarle las nuevas operaciones, y a la vez, ahorraría tiempo porque podría establecer que algunos campos se autocompleten con los datos del cliente.
Configuración de vínculos dinámicos
Para crear un vínculo dinámico, diríjase al Panel de Clase documentales del menú Admin. Siguiendo con el ejemplo, seleccione la clase documental LEGAJO_CLIENTES y diríjase a la pestaña Vínculos.
Ingrese un nombre y la definición del vínculo. Para esto último, presione el botón Editar para abrir el Editor de SQL.
El sistema provee una plantilla:
SELECT
INDEX_ITEM_NAME AS THREE,
INDEX_ITEM_ID AS ITEM_ID,
INDEX_ITEM_CLASS AS ITEM_CLASS,
INDEX_ITEM_NAME AS ITEM_NAME
FROM
THUBAN_INDEXES (tabla de donde toma los valores)
WHERE
INDEX_ITEM_CLASS= ‘OPERACIONES’(nombre de la clase que desea vincular)
ORDER BY THREE
El vínculo quedará definido de la siguiente manera:
Presione Ejecutar para corroborar que el vínculo se haya creado correctamente, y luego Aceptar para cerrar el Editor.
Presione Establecer para crear el vínculo.
Por último, presione Guardar para almacenar los cambios realizados en la clase documental.
Luego, para que se autocompleten los campos de la clase deberá relacionarlos .
Indexación
En esta solapa defina la configuración de indexación de los ítems de la clase.
- Almacenar registros índices en la siguiente tabla: Permite establecer la tabla en la base de datos donde se almacenarán los índices correspondientes a los ítems creados dentro de la clase documental. Por defecto este valor es THUBAN_INDEXES.
- Directorio de almacenamiento: Permite establecer el directorio donde se almacenarán los archivos físicos de cada ítem ingresado dentro de la clase documental. Por defecto este valor es C:\TEMP, pero es conveniente cambiarlo a otra ubicación. Pueden ingresarse unidades locales o de red siempre y cuando se tenga acceso de escritura desde el sistema operativo.
Checklist
Se define como una lista de verificación donde se detalla una serie de criterios que debe cumplir el documento antes de transicionar a la próxima tarea o estado en un circuito de trabajo. Pueden ser Automáticos, si el sistema determina cuándo se cumple la condición del Checklist, o Manuales, si es determinado por un usuario.
Para más información, remitirse al anexo Guía de configuración de Checklists.
Notas
En esta pestaña establezca los parámetros para la redacción de notas. Puede elegir que el formato del título sea de libre escritura:
La segunda opción permite ingresar valores predeterminados:
En la vista de edición aparecerá un combo con las opciones que se configuraron.
También pueden establecer una cantidad máxima de caracteres para el título y el cuerpo de la nota.
Relaciones
Desde esta solapa se puede relacionar dos o más clases documentales entre sí. Esto es especialmente útil si comparten información.
Para ello, seleccione una clase documental del panel de la izquierda y, utilizando las flechas de pasaje, envíelas hacia el otro panel. Para comprobar la compatibilidad de las clases, presione el botón Campos y se abrirá una ventana emergente:
Los colores indican el nivel de compatibilidad:
- Verde: los campos son compatible. Por ejemplo, los campos son de tipo de dato “Entero” y del mismo largo.
- Amarillo: los campos son compatibles pero se pueden generar algunos errores. Por ejemplo, los campos son de tipo de dato “cadena de texto”, pero el segundo tiene una extensión menor, entonces es posible que algunos textos se vean cortados.
- Rojo: no se puede combinar porque los campos no son compatible. Por ejemplo, los campos tienen tipos de datos distintos.
Formularios
Esta funcionalidad permite agrupar campos de una misma clase documental bajo un concepto central. Esta opción es particularmente útil cuando una clase documental contiene muchos campos porque permite ver la información de manera más organizada y optimizar el rendimiento de la aplicación ya que carga los campos on demand.
Para crear una agrupación primero debe ir a la pestaña Agrupaciones e ingresar un nombre y una descripción. Si selecciona el checkbox Mostrar desplegados, cuando vea el documento en la vista de Edición, aparecerá la lista de campos desplegada, de lo contrario sólo se verá el nombre de la agrupación y para ver los campos deberá hacer un click sobre la misma. Tenga en cuenta que seleccionar este checkbox puede afectar el rendimiento de la aplicación de forma negativa.
Luego debe presionar el botón Establecer para crear la agrupación.
Para asociar los campos, debe seleccionar la agrupación del panel de la derecha y presionar el botón Agrupar.
Se abrirá una ventana emergente con dos paneles: del lado izquierdo aparecerá la lista de campos que forman parte de la clase documental. En caso de que la lista sea muy extensa, se puede realizar una búsqueda.
Con el método drag-n-drop («arrastrar y soltar») debe pasar los campos que desee agrupar al panel de la derecha.
Cuando haya finalizado, presione Guardar para almacenar los cambios.
Puede comparar dos agrupaciones seleccionándolas de la lista y presionando el botón Comparar.
Se abrirá una ventana emergente donde podrá ver los campos de cada agrupaciones e, incluso, puede intercambiarlos entre sí.
Desde la pestaña Organización se puede establecer el orden de aparición de las agrupaciones.
Hay que tener en cuenta que, si se utiliza la funcionalidad de Formularios, es necesario que todos los campos pertenezcan a una agrupación, de lo contrario, esos campos no serán visibles.
Vencimientos
Se pueden configurar alertas que informen acerca del vencimiento de la documentación. Primero seleccione la casilla Activar para habilitar las opciones de configuración. Puede elegir un campo de la clase documental para utilizar como vencimiento o agregar uno. Seleccione el tipo de alerta. Las opciones disponibles son:
- Visual: se mostrará cuando abra el documento en vista de edición.
- Mail: se enviará a correo a un destinatario pre-configurado.
Puede elegir una sola o las dos opciones a la vez. Si elige la opción por correo, ingrese las direcciones, indique cuántos días antes del vencimiento de los documentos desea recibir la alerta y seleccione una plantilla. Presione Guardar para almacenar los cambios.
Luego diríjase a la pestaña Vistas y asegúrese de que el grupo tenga acceso al campo.
Para utilizar esta funcionalidad, debe correr una instancia de un Job. Diríjase al menú Server y seleccione el Panel de Trabajos. Presione el botón Nuevo al final de la pantalla y complete los campos. Es importante que elija la opción “DocExpirationJob” del combo de clases.
Agregue un parámetro Variable y seleccione un valor. En este ejemplo, el job correrá todos los días al “Comienzo del día”.
Presione Guardar para dar de alta el trabajo y Disparar ahora! para que empiece a correr.
Una vez que finaliza, el job activa la alerta visual y envía los correo notificando los documentos vencidos o por vencer.
Seguridad avanzada
Desde esta solapa es posible aumentar la privacidad de la información que se muestra en Thuban. Las medidas de seguridad que se pueden aplicar son encriptación de URL y el filtro de búsqueda avanzado.
Al encriptar la URL de consulta, no se ve la información propia del documento que permitiría, copiando la URL y haciendo algunas leves modificaciones, que el usuario acceda otros documentos que están restringidos para su perfil. Para aplicar esta medida, marque la casilla y presione Guardar para almacenar los cambios.
La URL se verá de la siguiente manera:
Por otro lado, el filtro de búsqueda avanzado permite restringir el acceso a los documentos de una misma clase. Por ejemplo, es posible hacer que los usuarios vean sólo los documentos que estén asignados a ellos. Para esto es necesario presionar el botón Editar e ingresar una consulta SQL. Por ejemplo:
En este caso, el sistema sólo traerá los documentos que en el campo “Asignación” figure el nombre del usuario con el que ingresa al sistema:
Tenga en cuenta que no es posible utilizar el operador UNION en este tipo de configuración. De todos modos, la complejidad del filtro dependerá de los conocimientos de SQL del administrador.
Comparación
Permite seleccionar una sección de una página específica de todos los documentos de la clase documental y mostrarla en la pantalla de edición. Sólo está disponible para documentos en formato PDF.
En primer lugar, ingrese un nombre, el número de la página del documento y determine el Inicio y Fin de sección. Para eso deberá ingresar números enteros del 1 al 100, teniendo en cuenta que el “1” estaría en el margen superior de la hoja, y el 100, en el inferior.
Puede presionar el botón Probar y elegir un documento para visualizar cómo quedará. En este ejemplo, el sistema mostrará aproximadamente la siguiente sección de la página:
Luego deberá ingresar la definición SQL.
SELECT TOP 10
INDEX_ITEM_ID
FROM
THUBAN_INDEXES
WHERE
INDEX_ITEM_CLASS= 'OPERACIONES'
Presione Establecer y Guardar para almacenar los cambios en la clase documental.
La comparación quedará configurada de la siguiente manera:
En la vista de edición se verá de la siguiente forma:
Panel de bandejas
Las bandejas de trabajo son una agrupación dinámica en base a una consulta a la base de datos. Esa consulta, que se hace en función de índices específicos de una clase documental, da como resultado una serie de elementos que responden a estados particulares de los índices.
Diríjase al menú Admin y seleccione el Panel de Bandejas.
Allí aparece la bandeja default. En sí misma, no es una bandeja real, es decir, no puede contener documentos ni aparece en Panel de Bandejas, pero a partir de ella se podrán crear todas las bandejas raíz. Selecciónela y presione el botón Nuevo. Ingrese un nombre que no contenga caracteres especiales. A continuación deberá ingresar la definición a través de una consulta SQL.
Pestaña Bandeja
Presione el botón Editar para abrir el editor de SQL.
El sistema provee una plantilla. El texto que está en negrita es obligatorio, esto significa que:
--SELECT
-- INDEX_ITEM_NAME AS THREE, (no es obligatorio en bandejas, pero si en vínculos)
-- INDEX_ITEM_ID AS ITEM_ID,
-- INDEX_ITEM_CLASS AS ITEM_CLASS,
-- INDEX_ITEM_NAME AS ITEM_NAME
-- <nombre de la columna> AS ITEM_<nombre de la columna>
--FROM
-- THUBAN_INDEXES (tabla de donde toma los valores)
--WHERE
-- INDEX_ITEM_CLASS= 'Nombre de la clase documental'
--ORDER BY THREE
Borre los guiones e ingrese las columnas que desee que estén visibles en el Panel de Bandejas. Por ejemplo:
SELECT
INDEX_ITEM_NAME AS THREE,
INDEX_ITEM_ID AS ITEM_ID,
INDEX_ITEM_CLASS AS ITEM_CLASS,
INDEX_ITEM_NAME AS ITEM_NAME,
NOMBRE AS ITEM_NOMBRE,
APELLIDO AS ITEM_APELLIDO,
EFCTIVO AS ITEM_EFECTIVO
FROM
THUBAN_INDEXES
WHERE
INDEX_ITEM_CLASS= 'CLASE_X'
ORDER BY THREE
En este caso, se mostrarán todos los documentos de la clase documental “CLASE_X” y las columnas que estarán visibles serán NOMBRE, APELLIDO Y EFECTIVO. Presione Ejecutar. Si la consulta se creó correctamente, el sistema traerá los documentos:
Caso contrario, mostrará un mensaje con la especificación del error. Presione Aceptar para cerrar el editor. Luego, puede agregar condiciones, por ejemplo:
AND EFECTIVO=1
La consulta quedará establecida de la siguiente manera:
En este ejemplo, el sistema mostrará sólo los documentos de la clase documental “CLASE_X” que en la columna “efectivo”, que es un campo boolean, tengan el valor 1, es decir, “true”. Presione Aceptar para cerrar el editor SQL.
Pestaña Cantidad documentos
Para que la bandeja funcione, es necesario agregar el conteo de los documentos. Para ello, diríjase a esta pestaña y presione el botón Editar. Se abrirá el editor de SQL con una plantilla:
El texto que está en negrita es obligatorio, es decir:
--SELECT
-- COUNT(*)
--FROM
-- THUBAN_INDEXES (nombre de la tabla de donde obtiene los valores)
--WHERE
-- INDEX_ITEM_CLASS= 'Nombre de la clase documental'
Borre los guiones e ingrese los valores. Recuerde poner el mismo nombre de tabla y de clase documental que puso en el paso anterior. Por ejemplo:
SELECT
COUNT(*)
FROM
THUBAN_INDEXES
WHERE
INDEX_ITEM_CLASS= 'CLASE_X'
En este caso, el sistema contará todos los documentos de la “CLASE_X”. Presione Ejecutar. Si la consulta se creó correctamente, el sistema traerá la cantidad de documentos:
Como en el caso anterior, también puede agregar validaciones:
Presione Aceptar para cerrar el editor.
Después de haber ingresado la definición en la solapa Bandejas y Cantidad documentos, presione Guardar para crear la bandeja.
Pestaña Búsqueda
Esta funcionalidad es optativa. Permite realizar búsquedas dentro de la lista de resultados por bandeja. Sin embargo, tiene ciertas limitaciones: sólo se puede aplicar a bandejas con validaciones simples y que hagan referencia a una única clase documental.
Para configurar la búsqueda, seleccione la clase documental del combo de clases y al menos un campo. Por ejemplo:
Presione Guardar para almacenar los cambios.
Con esta configuración, en el caso de que la bandeja tenga muchos documentos, el usuario podrá realizar una búsqueda por el campo “apellido” y acotar la lista de resultados. Asimismo, la búsqueda habilitará la indexación en bandejas .
Otras opciones:
- Sin contenido: permite crear una bandeja raíz que no contenga ningún documento. Esta funcionalidad es útil cuando desea incorporarle varias sub-bandejas donde lo que interese sean las bandejas hijos en sí, y no el padre.
- Autolock: permite que, cuando el usuario abra el documento en la vista de edición, el documento aparezca automáticamente bloqueado, listo para editar.
Panel de permisos
Desde este panel, se pueden configurar distintos perfiles de acceso para los grupos del sistema. Tenga en cuenta que los permisos no se asignan a usuarios particulares, sino a grupos.
Para otorgar permisos, debe presionar en el nombre del grupo y se habilitarán una serie de solapas:
Administración
En esta solapa se muestran varios permisos para acceder a los paneles de Thuban. Para que el usuario pueda utilizarlas, seleccione la casilla correspondiente y presione Guardar para almacenar los cambios.
En el ejemplo que se muestra en la imagen, el Panel de tableros de control no está disponible para el grupo. En este caso, los usuarios no podrán acceder a él.
Vistas
Desde esta solapa se puede establecer el acceso a las clases documentales de Thuban®.
Las vistas disponibles son:
- Vistas de Emisión de Caratulas: permite establecer a qué vistas de emisión de carátulas tiene permiso un grupo de usuarios.
- Vistas sobre Documento: permite establecer a qué vistas de consulta y edición de documentos tiene permiso un grupo de usuarios.
Vínculos
Desde esta solapa se puede establecer el acceso a los vínculos dinámicos de las clases documentales.
Primero debe seleccionar una clase documental y seleccionar los vínculos dinámicos que desee.
Por último, presione Guardar para almacenar los cambios.
Ítem Acceso
En este panel podrá asignar permisos sobre los documentos de una clase documental.
Para habilitar o deshabilitar acciones, debe elegir una clase documental del combo de clases. A continuación, aparecerá una lista de funciones como crear documentos, agregar notas, consultar o eliminar documentos, etc. Seleccione la casilla de los permisos que desee otorgar al grupo y presione Guardar. Si no se otorga el permiso, el botón no estará visible en la barra de herramientas de los resultados de búsqueda.
También se pueden Comparar los permisos asignados con los de otra clase.
Reportes
Desde esta pestaña es posible seleccionar los reportes a los que el grupo tendrá acceso.
Para asignar un reporte, seleccione la casilla ubicada a la izquierda del nombre y presione Guardar para almacenar los cambios.
Bandejas
Desde esta solapa puede seleccionar las bandejas a las que el grupo tendrá acceso.
Para asignar una bandeja, seleccione la casilla ubicada a la izquierda del nombre y presione Guardar para almacenar los cambios.
Tableros de control
En esta pestaña puede ver todos los Tableros de control de la plataforma.
Para asignar un tablero al grupo, seleccione la casilla ubicada a la izquierda del nombre y presione Guardar para almacenar los cambios.
Alertas
Desde esta solapa puede seleccionar las alertas que se dispararán cuando se cumpla una condición estipulada para el monitor. Las alertas se configuran desde el Panel de alertas.
Para asignar una alerta al grupo, seleccione la casilla ubicada a la izquierda del nombre y presione Guardar para almacenar los cambios.
Panel de plantillas de correo
Desde este panel se pueden crear y configurar plantillas para enviar correos entre usuarios de Thuban®. Diríjase al menú Admin y seleccione el Panel de plantillas de correo.
Para crear una plantilla, presione el botón Nuevo que aparece en la parte inferior de la pantalla. Seleccione el Tipo de plantilla desde la solapa Detalles:
- Normal: todos los parámetros (De, Para, CC, CCO, etc.) son estáticos. Sólo permite ingresar variables en el cuerpo del correo.
- Masivo: todos los parámetros son dinámicos.
Plantilla Normal
Complete los campos obligatorios: Nombre de la plantilla, Descripción, De, Para, Asunto y Cuerpo del correo. Utilice sólo valores estáticos.
En la pestaña Copias, puede definir una ruta donde almacenar una copia de cada correo enviado. Luego presione Guardar para almacenar los cambios.
Para comprobar que la plantilla haya sido creada correctamente, selecciónela y presione el botón Probar.
El sistema enviará un correo a los destinatarios configurados.
Plantilla Masiva
Complete los campos obligatorios: Nombre de la plantilla, Descripción, De, Para, Asunto y Cuerpo del correo. Puede utilizar variables en cualquiera de los campos. Por ejemplo, ingresaremos una variable dentro del cuerpo del correo. Se pueden usar del modo [variable] o utilizar tablas, de modo que cada celda de la tabla se llene dinámicamente con el resultado de una consulta SQL definida por el usuario. Por ejemplo:
| $Q{usuario.nombre} |
Esto genera una variable llamada usuario en la solapa de Variables. La consulta asociada a esta variable también debe contener los correspondientes alias. Por ejemplo:
SELECT
user_id as 'nombre',
FROM
thuban_users
Quedará definido de la siguiente manera:
Una vez que haya completado todos los campos obligatorios, presione Guardar para almacenar los cambios. Para comprobar que la plantilla haya sido creada correctamente, selecciónela y presione el botón Probar. El sistema enviará un correo a los destinatarios configurados.
En la pestaña Copias, puede definir una ruta donde almacenar una copia de cada correo enviado.
Por último, deberá asociar las plantillas a una alerta por correo.
Panel de reportes
Los reportes son documentos que muestran información relevante agrupada en torno a un interés específico. Se generan dinámicamente, es decir que cada vez que se invocan, el reporte actualiza la información a los datos más recientes disponibles. Existen dos tipos de reportes:
- Jasper: se confeccionan con la herramienta iReport y pueden visualizarse en XLS, HTML o PDF.
- XLS: se confeccionan con cualquier programa de hoja de cálculo y pueden visualizarse en XLS o TXT.
Configurar reportes en XLS
Para confeccionar un reporte, abra una nueva planilla de cálculo que contenga dos hojas:
- Definition: En esta hoja defina el reporte: ingrese el nombre, la descripción, la query, los parámetros de entrada y el tipo de dato. Para que el reporte funcione, es importante que respete el orden y que ingrese todos los datos en las mismas celdas que en el ejemplo:
En este caso, el reporte traerá todos los documentos de la clase documental “CLASE_Z” dentro de un rango de fechas. Puede ingresar tantos parámetros como desee. Tenga en cuenta que el alcance del reporte dependerá de la complejidad de la consulta ingresada.
- DetalleDatos: En la primera fila de esta hoja deberá ingresar los encabezados de las columnas que definió en la consulta anterior:
Una vez que le haya otorgado el formato correspondiente, guarde la planilla en formato “.xls”.
Posteriormente puede incorporar todas las hojas y columnas que desee. Puede incluir, por ejemplo, tablas dinámicas, macros, gráficos dinámicos, entre otros, siempre y cuando mantenga las hojas requeridas.
Cargar reportes
Diríjase al menú Admin y seleccione el Panel de Reportes. Para agregar un reporte, presione el botón Nuevo en la parte inferior de la pantalla.
Presione en el botón “…” para cargar el archivo XLS y, si el reporte lo requiere, agregue también los subreportes asociados.
Automáticamente se cargarán los campos Nombre, Observaciones (se pueden modificar), el listado de parámetros y el tipo de reporte. Seleccione el origen de datos, es decir, la base de datos de donde se tomarán los valores para generar el reporte.
Presione Guardar para almacenar los cambios.
Si desea modificar un reporte, simplemente debe seleccionarlo de la lista de resultados para ver el detalle.
Panel de monitores
Se utilizan para hacer un seguimiento de ciertos parámetros del sistema. Pueden estar representados en forma de gráfico o de lista.
Diríjase al menú Admin y seleccione el Panel de Monitores. Thuban admite tres tipos diferentes:
- Monitor SQL: permite definir un monitor en base a una consulta SQL.
- Monitor File: ejecuta un comando determinado sobre una ubicación específica en el sistema de archivos (Contar Carpetas, Archivos, etc.).
- Monitor Tool: permite verificar que una URL o un servidor estén activos.
Para crear un monitor, presione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Primero deberá definir el tipo de monitor ya que, de acuerdo a su selección, deberá completar distintos parámetros:
Configuración de un monitor SQL
Si elige este monitor, los campos habilitados serán:
En el campo Definición deberá ingresar la consulta SQL que definirá al monitor. Presione el botón Editar para abrir el Editor SQL e ingrese una consulta, por ejemplo:
En este caso, el sistema contará todos los documentos de la clase documental “CLASE_Z”. Presione Ejecutar. Si la consulta se creó correctamente, el sistema traerá la cantidad de documentos:
Presione Aceptar para cerrar el editor.
Luego deberá incluir la Definición de Detalle. Esta contendrá una segunda consulta SQL que la utiliza el sistema para hacer un drill down y obtener detalles acerca de la información que trae el monitor. Presione el botón Editar para abrir el Editor SQL e ingrese una consulta, por ejemplo:
En este caso, el sistema mostrará el ITEM_ID y el ITEM_CLASS de los documentos de la clase documental “CLASE_Z”. Presione Ejecutar. Si la consulta se creó correctamente, el sistema traerá la información:
Presione Aceptar para cerrar editor. El monitor que quedará definido de la siguiente manera:
El campo Variable se completa automáticamente de acuerdo con los parámetros ingresados en los pasos anteriores. Presione Guardar para dar de alta el monitor.
Configuración de un monitor File
Para este monitor, los campos disponibles serán:
- Variables: se completa automáticamente de acuerdo a la elección del tipo de monitor y / o de los parámetros ingresados.
- Path: indica el directorio que deberá analizar.
- Comando: Permite determinar que el monitor cuente la cantidad de carpetas (count_folders) o archivos (count_files ) de un directorio.
- Patrón: deberá ingresar una expresión regular Java. Por ejemplo: si desea contar .txt deberá ingresar la siguiente expresión: “*[tT][xX][tT]” (sin comillas)
- Recursivo: al seleccionar el checkbox, le indica al sistema que el conteo sea recursivo entre directorios.
El monitor quedará definido de esta manera:
Presione Crear para dar de alta el monitor.
Configuración de un monitor Tool
Si selecciona este monitor, se habilitarán los siguientes campos:
- Comando: Este tipo de monitor permite ver si un servidor o URL está disponible mediante los comandos PING u HTTP-GET.
- URL: se debe completar con la dirección del servidor o del sitio web a evaluar. El resultado será true si la URL está disponible, o false en caso contrario.
Presione Crear para dar de alta el monitor.
Activación de monitores
La creación de un monitor no implica necesariamente su activación, por lo tanto deberá ejecutar un Test de activación. Además, le ayudará a comprobar que haya sido configurado correctamente.
Seleccione el monitor que acaba de dar de alta y diríjase a la pestaña Test. Presione el botón Iniciar test.
En caso de que el sistema encuentre problemas o inconsistencias en la definición, emitirá un mensaje de error, explicará los motivos y mantendrá el monitor en estado inactivo. De lo contrario, si la prueba fue exitosa, automáticamente cambiará el estado del monitor a Activo.
Por otro lado, para que el monitor actualice los resultados, es necesario que se ejecute un job . Para ello, diríjase a al menú Server y seleccione el Panel de Trabajos.
Para crear un trabajo, presione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y complete los campos requeridos:
- Grupo: Elija uno de los grupos que aparecen en el combo o ingrese un nombre para crear uno nuevo.
- Nombre: Ingrese el nombre del trabajo.
- Descripción: ingrese una breve descripción de la funcionalidad.
- Clase: establezca la clase Java que ejecuta el proceso. En este caso, seleccione MonitorJob.
Luego deberá introducir los parámetros. Seleccione el parámetro “monitorNames” y presione el botón Modificar para incorporarlos. A continuación, se desplegará una ventana emergente. Los dos primeros se completan automáticamente de acuerdo a la Clase elegida, así que complete únicamente el campo Valor con el nombre de los monitores que asociar al job.
En el ejemplo anterior, el job se encargará de ejecutar los monitores “MonitorClaseX”, “MonitorClaseY” y “MonitorClaseZ”. Presione Aceptar para cerrar la ventana y luego Guardar para dar de alta el job. Una vez que esté dado de alta, será necesario dispararlo.
Al presionar el botón en este panel, estará disparando el trabajo manualmente. Sin embargo, puede planificarlo para que se ejecute a instancias regulares. En ese caso, diríjase al menú Server y seleccione el Panel de Disparadores.
- Modo disparador: elija un tipo de disparador:
- Simple: El disparador comienza de inmediato y ejecuta un proceso en base a un intervalo y una cantidad de repeticiones.
- Cron: Permite definir expresiones más complejas pero más flexibles. Para definir este tipo de expresiones, el sistema cuenta con un editor.
- Grupo disparador: Al igual que los trabajos, los disparadores se clasifican por grupos identificados por su nombre. Elija uno del combo o ingrese un nombre para crear uno nuevo.
- Grupo Trabajo: El grupo al que pertenece el trabajo que se desea planificar.
- Trabajo: El trabajo al que desea asociarle el disparador.
- Nombre del disparador: Ingrese un nombre para el disparador.
- Descripción: Ingrese una breve descripción.
El disparador debería quedar configurado de la siguiente manera:
Presione Guardar para almacenar los cambios. Luego selecciónelo de la lista de disparadores y presione el botón Iniciar.
De esta manera, la información en el monitor se actualizará cada 1 minuto.
Histórico de la variable
Para visualizar el histórico de la variable de un monitor, deberá agregar un parámetro al job. Para ello, presione el botón Agregar.
Se abrirá una ventana emergente. Ingrese los siguientes valores como indica la imagen:
Presione Aceptar para cerrar la ventana y, luego, Guardar para aplicar los cambios.
Panel de alertas
Se utilizan para notificar cambios de estado en los monitores o el cumplimiento de alguna condición especial.
Diríjase al menú Admin y seleccione el Panel de Alertas. Para crear una alerta, presione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y complete los campos:
- Nombre: nombre que llevará la alerta.
- Tipo: las alertas pueden ser:
o Visuales: un ícono de color rojo sobre el monitor señala el cumplimiento de la condición. La alerta será visible hasta que la condición deje de cumplirse o sea deshabilitada.
o Por correo: envía un correo a un destinatario preconfigurado. No tiene incidencia visual para el resto de los usuarios. Para este tipo, deberá seleccionar una plantilla de correo .
- Repetición: indique la cantidad de veces que se ejecuta la alerta dentro de un período de tiempo.
- Monitor: seleccione el monitor que desea asociar con la alerta. Sólo estarán disponibles aquellos monitores que se encuentren activos.
- Variable:este campo se completará automáticamente una vez que se haya definido el monitor.
- Tipo de datos: indique el tipo de dato de la variable (Integer, String, boolean, etc).
- Condición: utilice los operadores lógicos para establecer la condición de paso del estado normal a anormal de la alerta.
- Value: ingrese el valor límite hasta el cual se considerará que la alerta se encuentra en estado normal. Cuando el valor supere ese límite, se disparará la alerta.
- Mensaje: ingrese el mensaje que se verá el usuario cuando la alerta se dispare. Es un campo multilínea.
En este caso, la alerta se disparará cuando el valor (en este caso, la cantidad de documentos) supere “2”. Presione Guardar para almacenar los cambios.
Para que la alerta se dispare, será necesario ingresar un parámetro en el job de monitores. Para ello, diríjase al menú Server y seleccione el Panel de trabajos. Seleccione el job donde se encuentre el monitor asociado a la alerta y presione el botón Agregar.
Se abrirá una ventana emergente. Ingrese los siguientes valores como indica la imagen:
En el campo valor, ingrese el nombre de la alerta tal cual como aparece en la configuración. Presione Aceptar para cerrar la ventana y, luego, Guardar para aplicar los cambios.
Luego deberá asignar las alertas a los grupos de usuarios correspondientes.
Panel de tableros de control
Son una agrupación de monitores y alertas que permiten relacionar información de diferente índole en torno a un concepto central.
Diríjase al menú Admin y seleccione el Panel de Tableros de control. Para crear un tablero presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla.
Ingrese un nombre en el campo Nombre del tablero y defina la forma de representación que puede ser gráfica o una lista. Agregue los monitores que quiera asociar al tablero y presione Crear para guardar los cambios. En la imagen a continuación se observa un tablero con dos monitores asociados. El administrador puede seleccionar un monitor del listado y desasociarlos oprimiendo el botón Quitar variable.
No hay un número máximo de monitores permitidos en un Tablero de control. Sólo hay que controlar el tipo de valor que toma la variable, porque puede formarse un grupo inconsistente. Thuban® controla para que no se presenten este tipo de inconsistencias, sin embargo es aconsejable que revise el tipo de datos asociados a cada variable para asegurarse de que estos problemas no ocurran.
Los únicos monitores que pueden visualizarse en forma de gráfico son los SQL, pero es necesario que agrupe al menos dos monitores para que el sistema pueda comparar los valores. Luego deberá asignar los tableros a los grupos de usuarios correspondientes .
Panel de importación de soluciones
Desde este panel se puede importar una solución completa para implementarla en Thuban®.
Primero debe seleccionar el botón Desplegar y buscar el archivo:
Luego debe presionar el botón Cargar archivo. A continuación, podrá visualizar un resumen de la solución y, si está seguro que es la que desea utilizar, debe presionar el botón Importar.
Si en la base de datos existe una solución con el mismo nombre que la que está queriendo importar, la aplicación le preguntará si desea reemplazarla.
Si se repite algún elemento de la solución, por ejemplo, clases documentales o Tableros de control, la aplicación cancelará la importación. Los únicos elementos que se pueden sobrescribir son las configuraciones de Thuban. Si alguna se repite, podrá reemplazarla; de lo contrario, la aplicación la salteará y continuará con la importación.
Panel de exportación de soluciones
Desde este panel se pueden seleccionar los elementos necesarios para confeccionar una solución que responda a una necesidad particular de negocios.
Para crear una solución, debe presionar el botón Nueva e ingresar un nombre (este campo es requerido) y una descripción, si lo desea. Después debe presionar el botón Crear.
Una vez creada la solución, puede presionar Eliminar para remover la solución o Continuar para agregarle todos los elementos.
Si está editando una solución existente, puede elegir algún estadio específico y comenzar desde esa instancia.
Estadio 1: Clases documentales
Desde esta pantalla puede elegir las clases documentales que formarán parte de la solución.
En el panel izquierdo aparecen todas las clases documentales de Thuban. Debe seleccionar las que quiera incorporar a la solución y enviarlas al panel de la derecha con las flechas de pasaje.
Si desea remover una clase documental del paquete deberá enviarla nuevamente al panel de la izquierda. Deberá repetir este procedimiento en caso de querer eliminar cualquier otro elemento.
Una vez que haya finalizado, debe presionar Guardar para almacenar los cambios y luego presionar Siguiente para pasar al próximo estadio.
Si presiona Siguiente antes de haber guardado los cambios, aparecerá una ventana emergente que informará sobre esta situación y dará la opción de guardar los cambios antes de continuar.
Estadio 2: Elementos de clases documentales
En esta pantalla deberá seleccionar cada una de las clases documentales que se agregaron para verlas en detalle y elegir los elementos de la misma que quiera incluir en la solución.
Si en el paso anterior no seleccionó ninguna clase documental, el sistema salteará este estadio y lo redirigirá al siguiente.
Pestaña Vistas
Del lado izquierdo aparecen todas las vistas que tiene la clase documental. Debe seleccionar las que desee incorporar al paquete y enviarlas al panel derecho con las flechas de pasaje.
Pestaña Checklist
En el panel izquierdo aparecen listados todos los checklist de la clase documental. Debe seleccionar los que desee incorporar al paquete y enviarlos al panel derecho con las flechas de pasaje.
Pestaña Vínculos
En el panel izquierdo aparecen listados todos los vínculos de la clase documental. Debe seleccionar los que desee incorporar al paquete y enviarlos al panel derecho con las flechas de pasaje.
Si un checklist tiene un vínculo asociado, los vínculos se pasan automáticamente aunque no se hayan seleccionado.
Pestaña Scripting
Desde esta pestaña puede elegir si desea que la solución cuente con el scripting asociado a la clase documental.
Estadio 3: Grupos
Desde esta pantalla puede seleccionar los grupos que desee incorporar a la solución. Al agregar un grupo automáticamente se exportan todos los permisos.
En el panel izquierdo aparecen listados todos los grupos de Thuban. Debe seleccionar los que desee incorporar al paquete y enviarlos al panel derecho con las flechas de pasaje.
Estadio 4: Bandejas de Thuban
Desde esta pantalla se pueden seleccionar las bandejas de Thuban que se quieran incluir en la solución.
Si presiona el botón Previsualizar podrá ver la bandeja en detalle:
En el panel izquierdo aparecen listados todas las bandejas de Thuban. Debe seleccionar las que desee incorporar al paquete y enviarlas al panel derecho con las flechas de pasaje.
Si elige una bandeja hijo se pasará también el padre. En cambio, si elimina una bandeja hijo sólo se removerán sus hijos, pero no el padre.
Estadio 5: Reportes
Desde esta pantalla se pueden seleccionar los reportes que desee incorporar a la solución.
Si presiona el botón SubReportes podrá visualizar los subrerportes asociados.
Cuando agrega un reporte, se exportará automáticamente todos los subreportes asociados.
En el panel izquierdo aparecen listados todos los reportes de Thuban. Debe seleccionar los que desee incorporar al paquete y enviarlos al panel derecho con las flechas de pasaje.
Estadio 6: Plantillas de correo
Desde esta pantalla se pueden seleccionar las plantillas de correo que desee incluir en la solución.
Si presiona el botón Detalles, podrá obtener más información acerca de la plantilla de correo.
En el panel izquierdo aparecen listados todas las plantillas de correo. Debe seleccionar las que desee incorporar al paquete y enviarlas al panel derecho con las flechas de pasaje.
Estadio 7: Configuraciones de Thuban
Desde esta pantalla se pueden seleccionar las configuraciones de Thuban que se deseen incorporar a la solución. Primero debe seleccionar una aplicación para ver la lista de configuraciones.
Luego debe seleccionar las configuraciones que desee incorporar al paquete y enviarlas al panel derecho con las flechas de pasaje.
Estadio 8: Workflows
Desde esta pantalla se pueden seleccionar los Workflows que desee incorporar a la solución.
Si presiona el link click podrá ver el mapa del proceso.
En el panel izquierdo aparecen listados todos los Workflows de Thuban. Debe seleccionar los que desee incorporar al paquete y enviarlos al panel derecho con las flechas de pasaje.
Si agrega un Workflow que requiere un grupo específico de usuarios, se exportará también este grupo.
Estadio 9: Tableros de control
Desde esta pantalla se pueden seleccionar los Tableros de control que desee incorporar a la solución.
Si presiona el botón Ver, puede visualizar los monitores que forman parte del Tablero y los grupos que tienen acceso.
A diferencia de los Workflows, los tableros no agregan automáticamente los grupos. Por lo tanto, si alguno de los grupos explicitados no fue agregado, deberá volver al estadio de grupos e incluirlo.
Por otro lado, si el tablero tiene alguna plantilla de correo asociada, la misma se exportará automáticamente.
En el panel izquierdo aparecen listados todos los Tableros de control. Debe seleccionar los que desee incorporar al paquete y enviarlos al panel derecho con las flechas de pasaje.
Estadio 10: Final
En esta pantalla se muestra un resumen de los elementos incluidos en la solución.
Cuando haya finalizado con la revisión, debe seleccionar el botón Exportar y se almacenará la solución en formato .zip en la carpeta predeterminada de descargas.
Panel de Configuración
En este panel se visualiza un listado con todas las aplicaciones y herramientas satélites que componen el sistema.
Cada aplicación puede definir uno o varios Sets de Configuración, es decir un conjunto de parámetros que, par a cada set, toma valores distintos. Por ejemplo, se puede definir un config set para la configuración de un entorno de desarrollo, y otro config set para el entorno de testing.
Cada aplicación, además, puede definir una o varias secciones. Una sección agrupa parámetros a fin, por ejemplo, todos los parámetros de escaneo:
Creación y modificación de parámetros
Para crear un parámetro, presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla. Se abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar los datos del parámetro: Aplicación, Set, Sección, Key y Valor. También puede utilizar los botones de "+" y "–" para agregar o quitar filas. Por último, presione Guardar para almacenar los cambios.
A continuación, incluiremos una lista de parámetros de configuración útiles:
Tiempo de sesión de usuario
Para determinar el tiempo que estará activa la sesión de los usuarios debe ingresar los siguientes valores:
| Aplicación | Set | Sección | Key | Valor |
| THUBAN-SERVER | DEFAULT | ZKCONFIGURATION | SESSIONTIMEOUT | (Tiempo medido en segundos) |
Tamaño de archivos subidos
Para determinar el tamaño que tendrán los archivos que se carguen en el sistema debe ingresar los siguientes valores:
| Aplicación | Set | Sección | Key | Valor |
| THUBAN-SERVER | DEFAULT | ZKCONFIGURATION | MAXUPLOADSIZE | (Tamaño medido en KB) |
Máximo de escritorios por sesión
Establece el número máximo permitido de escritorios por sesión. Un escritorio representa una página HTML de un explorador. En otras palabras, controla la cantidad de ventanas de navegador permitidas por sesión. Hay que completar los casilleros con los siguientes valores:
| Aplicación | Set | Sección | Key | Valor |
| THUBAN-SERVER | DEFAULT | ZKCONFIGURATION | MAXDESKTOPSPERSESSION | 15 (número por defecto) |
Deshabilitar la creación y modificación de columnas de la base de datos
Thuban® Admin realiza modificaciones de estructura de la base de datos siempre que se crean o modifican campos de una clase documental. Por ejemplo, si se modifica un campo para tener 10 de longitud, en lugar de 20; el sistema automáticamente realiza ese cambio en la base de datos y, si no puede realizarlo, no permite la modificación. Esto garantiza la integridad entre la definición de campos de clase documental guardados en Thuban® y la estructura real de la base de datos.
Sin embargo, existe una configuración para deshabilitar la creación y modificación de columnas de la base de datos:
| Aplicación | Set | Sección | Key | Valor |
| ADMIN | DEFAULT | CONFIGURATION | DISABLE_DDL_PROCEDURES | Y |
Si esta configuración está activa, las modificaciones de estructura deberán hacerse directamente en la base de datos.
Modificación de Tokens
| Aplicación | Set | Sección | Key | Valor |
| THUBAN-SERVER | DEFAULT | CONFIGURATION | TIMEWINDOW | 00.00 |
| THUBAN-SERVER | TOKEN | CONFIGURATION | ONETIMEUSE | Y/N |
- Valores para el TIMEWINDOW: Se puede configurar un valor en horas y minutos durante el cual el Token estará activo. Deberá ingresar valores que sigan el patrón “00.00”, donde el primer par de ceros representa las horas, que van de 0 a 99, siempre que sea un número entero. El par de ceros después del punto representa los minutos, que van de 0 a 99, siendo éstos valores de cantidad y no de reloj. La formula para obtener los minutos es:
(cantidad de minutos x 100) / 60.
Así, por ejemplo, para 45 minutos sería:
(45 x 100) / 60 = 75.
También es posible especificar una ventana de sólo horas o minutos de la siguiente forma:
- Sólo horas: ingrese la cantidad de horas, por ejemplo “10”
- Sólo minutos: ingrese un cero seguido de un punto y luego los minutos, por ejemplo: “0.25”.
- Valores para ONETIMEUSE: La segunda configuración se utiliza para indicar si el token se puede utilizar más de una vez. Sólo admite los valores “Y” (se puede utilizar una vez) o “N” (se puede utilizar varias veces).
Si alguna de las configuraciones no existiese, el sistema utilizará los valores default, siendo para ONETIMEUSE, “Y”, y para el TIMEWINDOW, una ventana de 30 minutos.
Adicionalmente para poder utilizar la modalidad de múltiples usos de un mismo token, debe configurar el siguiente bean en el user-application-context.xml:
<source lang="xml"><bean id="httpSessionContextIntegrationFilter" class="org.springframework.security.context.HttpSessionContextIntegrationFilter">
<property name="forceEagerSessionCreation" value="true"/> </bean></source>
Escaneo en Thuban
A partir de la versión 6.2.2, se incorporó la siguiente configuración al set de configuraciones de escaneo en Thuban:
| Aplicación | Set | Sección | Key | Valor |
| POWERDESK | DEFAULT | SCAN | scanAutomatedMode | true |
Si hay un solo servidor de escaneo, al aplicar esta configuración e iniciar el applet, el sistema comenzará a escanear automáticamente. En caso de que el valor sea “false" o no exista la configuración en la base de datos, el applet tendrá el comportamiento usual.
Panel de visores
Este panel da la posibilidad de seleccionar los visores que se utilizarán para abrir los distintos tipos de archivos.
Primero debe seleccionar un visor de la lista para ver el detalle. En el campo Extensiones se ven todos los tipos de archivo que se abrirán con ese visor. Para elegirlos debe presionar el botón Asociar.
Se abrirá una ventana emergente con dos paneles: en el izquierdo se ve la lista de formatos disponibles y del derecho los formatos que ya fueron asociados al visor.
Una vez que haya finalizado debe presionar Guardar para almacenar los cambios.
Uno de los visores es FlexPaper que permite visualizar documentos en PDF y archivos de Office y realizar búsquedas de texto dentro del documento
Panel de control de sesiones
Desde este panel se pueden visualizar todas las sesiones activas de Thuban e invalidarlas. Para ello, debe seleccionar una o varias sesiones y presionar el botón Invalidar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.
Otras configuraciones
Cambiar imágenes de Login
Para personalizar la interfaz, puede reemplazar los logos de Thuban por los de su empresa. En primer lugar, el cuadro de diálogo de Login cuenta con tres imágenes:
Para reemplazar una o todas, cree una carpeta en el disco C llamada “imágenes”. Coloque las imágenes que desee utilizar, respetando el formato PNG, y renómbrelas “Thuban” “PowerDesk” o “Vivatia”, según corresponda. Luego diríjase a Thuban Admin y seleccione el Panel de Configuración.
Presione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla e ingrese la siguiente configuración:
Presione Guardar para aplicar los cambios. Luego, Thuban reemplazará automáticamente las imágenes originales por las nuevas.
Si desea reescribir la etiqueta del Copyright, ingrese la siguiente sentencia en el archivo “context.properties”:
Login.copyright= “valor deseado” (sin comillas)
Cambiar imágenes del menú inicial
Si desea modificar las imágenes del menú inicial, debe realizar el mismo procedimiento.
Agregue las nuevas imágenes en formato PNG a la carpeta del disco C y renómbrelas “splash-thuban v5” (imagen central) o “thuban-top” (imagen encima del menú). Al igual que en el login, el sistema reemplazará las imágenes originales por las nuevas.
Cambiar imágenes de inicio en Thuban 6.3.1
Para reemplazar una o todas las imágenes, diríjase al menú Admin y seleccione el Panel de Configuración.
Presione el botón Nuevo, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, e ingrese las siguientes configuraciones:
| Aplicación | Set | Sección | Key | Valor |
| THUBAN | DEFAULT | MAIN | IMAGE_LOGIN_LEFT | C:\Carpeta\nombreImagen.png |
| THUBAN | DEFAULT | MAIN | IMAGE_LOGIN_RIGHT | C:\Carpeta\nombreImagen.png |
| THUBAN | DEFAULT | MAIN | IMAGE_EMPRESA | C:\Carpeta\nombreImagen.png |
Por ejemplo:
Puede ingresar una ruta local o de red, pero es importante que respete el formato PNG. Luego, presione Guardar para aplicar los cambios. Thuban reemplazará automáticamente la imagen original por la nueva.
A la vez, se modificará el logo que aparece encima de la barra de navegación.
