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Revisión de 08:15 11 ene 2019

El objetivo de esta página es organizar la información para que el usuario administrador pueda encontrar el contenido buscado de forma sencilla.

Ingreso al sistema

Abra un navegador de Internet e ingrese la URL de Thuban que debería ser similar a la siguiente:

http://servidor:puerto/thuban-web

Luego, se presentará la siguiente ventana de diálogo:

Solo podrá acceder a Thuban si cuenta con una licencia de producto válida como se muestra en la imagen. Si no activó la licencia, véase Configuración de licencias de producto. Ingrese el usuario y contraseña y presione el botón de Login. Existen dos métodos para ingresar a la plataforma, pero el administrador será quien elija con cuál de ellos dos podrá ingresar el usuario a Thuban:

• Login Unificado: Este mecanismo permite iniciar sesión con el usuario y contraseña de Windows, pero no admite el cambio de contraseña desde el Menú de Configuración de Usuario.

• Login Thuban: Es el método de inicio de sesión propio de Thuban donde se proporciona un nombre de usuario y una contraseña que son específicos para ingresar a la plataforma. Podrá cambiar su contraseña cuando lo desee desde el Menú de Configuración de Usuario.

Seleccione el idioma (por defecto utiliza el idioma predeterminado del explorador de Internet) y presione Login para acceder al menú principal.

Menú Principal

Al ingresar al sistema, visualizará el menú principal:

La barra de navegación cuenta con cuatro menús que permiten acceder a los módulos y paneles del sistema. Los menús Documentos y Reportes corresponden al módulo PowerDesk, es decir a la interfaz visible con la que trabajan todos los usuarios de Thuban. Desde el menú Admin podrá configurar todos los elementos del PowerDesk. Por último, desde el Server, podrán configurarse diversos procesos automáticos.

Panel de usuarios

En este panel puede crear y configurar usuarios de Thuban.

Para crear un usuario presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla. A continuación se habilitarán cuatro solapas:

• Detalle: En esta solapa ingrese la información personal del usuario. Posteriormente, si lo desea, podrá modificar cualquier dato excepto el Usuario propiamente dicho.

Puede elegir un sector al que pertenece el usuario, pero para agregar un sector nuevo deberá contar con el permiso “ABM de Sectores de Usuarios” de la pestaña Administración del Panel de permisos.

Si tiene el permiso, simplemente ingrese un nombre en el campo Sector y presione Guardar.

De esa manera se guardará el sector y se almacenarán los cambios en el usuario. Si luego desea eliminar el sector, presione sobre el campo con el botón derecho del mouse y elija la opción Eliminar.

Desde esta pestaña también es posible deshabilitar un usuario existente sin necesidad de borrarlo de la plataforma de forma permanente. Para ello, marque el checkbox Deshabilitado y, una vez que se guarden los cambios, el usuario no podrá a ingresar a Thuban hasta que sea habilitado nuevamente.

• Acceso: Desde solapa se determina el tipo de acceso a Thuban. Existen dos posibilidades:

• Acceso sesión unificada de Windows: permite ingresar al sistema a través de autenticación con Dominio NT. Deberá ingresar el Dominio al cual autenticarse.

• Acceso con usuario Thuban: Cuando cree un usuario, deberá proveerle una contraseña y puede forzarlo a cambiarla la próxima vez que ingrese al sistema. De todos modos, el administrador podrá modificar la contraseña posteriormente sin necesidad de conocerla.

Por defecto, Thuban almacena las últimas doce contraseñas para impedir que el usuario las vuelva a utilizar y así aumentar el nivel de seguridad de acceso de la aplicación. Desde esta solapa también puede establecer una fecha de expiración de la cuenta y contraseña.

• Grupos: Seleccione el checkbox al lado del nombre del grupo y utilice las flechas de pasaje para asignar o desasignar el usuario al grupo.

De esa manera, el usuario contará con todos los permisos que tenga el grupo. Para desasignar el usuario del grupo, realice el proceso contrario, seleccione al grupo del panel de la derecha y utilice la flecha de pasaje hacia el lado opuesto.

• Perfiles: Desde solapa se determina el tipo de acceso a Thuban. Existen dos posibilidades:

En el recuadro de la izquierda se muestran todos los grupos de la plataforma y en el de la derecha, los grupos a los que ya pertenece el usuario.

Presione Guardar para dar de alta el usuario.

Grupos, Perfiles y Roles

Hay tres niveles de definición de tipos de usuario. El nivel más básico es el de grupos. Todos los permisos se asignan a grupos de usuarios y nunca a usuarios particulares ni a perfiles o roles. Por ejemplo, en una solución de Recursos Humanos podrían existir los grupos “Liquidación de sueldos”, “Comunicación interna”, “Reclutamiento de personal” y “Alta de empleados” en los que los usuarios de cada grupo tendrían acceso a las clases documentales correspondientes a sus tareas.

Asimismo, pueden crearse perfiles, los cuales se definen como conjuntos de grupos. Siguiendo con el ejemplo, podría existir un perfil “RRHH - Ingresos” que incluya los grupos “Reclutamiento de personal” y “Alta de empleados”, entonces los usuarios con ese perfil contarían con los permisos de ambos grupos. Si bien podría agregarse el usuario a esos dos grupos, las ventajas de la creación de perfiles se perciben en entornos más grandes que cuentan con muchos grupos, ya que en lugar de asignarle grupos a un usuario y correr el riesgo de olvidarse de agregar alguno, se le asigna un perfil al usuario.

Por otra parte, la creación de roles permite identificar rangos jerárquicos dentro de un mismo grupo, por ejemplo, “Analista” y “Supervisor”. En ese caso, todos los usuarios tendrían los mismos permisos de grupo, pero puede servir para establecer prioridades dentro de un circuito de trabajo.

Panel de Grupos

En este panel se pueden crear y configurar grupos de usuario, así también como asignar o desasignar usuarios a grupos existentes.

Para crear un grupo, presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla. Aparecerán tres solapas: en Detalle, ingrese un nombre y una descripción y presione Guardar para crear el grupo.

En la solapa Usuarios, elija entre los usuarios del recuadro de la izquierda aquellos que formarán parte del grupo.

Utilice las flechas de pasaje para asignarlos al grupo.

Para remover usuarios del grupo, realice el proceso contrario. Seleccione los usuarios del panel de la derecha y presione la flecha de pasaje.

De la misma manera, en la solapa Perfiles, determine si el grupo integrará algún perfil.

Por último, presione Guardar para aplicar todos los cambios realizados en el grupo.

Panel de Perfiles

Un perfil podría definirse como un conjunto de grupos. Esta funcionalidad está pensada para entornos grandes donde haya que asignar varios grupos a un usuario porque facilita las tareas de alta y baja de usuarios. En soluciones más reducidas, podría resolverse simplemente con la asignación de grupos.

Para crear un perfil, presione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Thuban despliega tres solapas. En Detalles, ingrese el nombre y la descripción del perfil:

En la siguiente pestaña, agregue los grupos que conformarán el perfil. Seleccione los grupos y presione la flecha de pasaje.

Si bien el perfil se define como un conjunto de grupos, los perfiles se asignan a usuarios, no a grupos. Por lo tanto, al asignar los grupos a un perfil, sólo se asignarán los permisos y no los usuarios que forman parte del grupo. Para asignar usuarios, diríjase a la última pestaña, seleccione los usuarios y utilice las flechas de pasaje.

Por último, presione Guardar para dar de alta el perfil.

Según el ejemplo que se muestra en las imágenes, ANALISTA1 y USER1 tienen el perfil de “RRHH - Ingresos” y cuentan con todos los permisos de los grupos “Alta de empleados” y “Reclutamiento de personal”.

Panel de Roles

Desde este panel se pueden establecer relaciones jerárquicas entre usuarios y grupos. Para crear un nivel de jerarquía, seleccione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Ingrese el nombre y la descripción, y establezca el nivel. Ingrese un valor entero de 0 a infinito, teniendo en cuenta que 0 representa al cargo de mayor jerarquía. Presione Guardar para almacenar los cambios.

Luego deberá asignar el rol a un grupo o usuario particular. Diríjase a la solapa Asignación, donde habrá dos paneles y un combo de roles. Del panel de la izquierda, seleccione el usuario o grupo que ejercerá el rol elegido sobre el grupo o usuario del panel de la derecha.

En el siguiente ejemplo, se establece que el usuario USER1 va a ejercer el rol de “Supervisor” sobre el grupo ALTA DE EMPLEADOS.

Presione Guardar para almacenar los cambios.

Para desasignar a un usuario o grupo de un rol particular, destilde la casilla y presione Guardar.

Para ver los roles activos, diríjase a la pestaña consulta.

Panel de Suplencias

Desde este Panel pueden configurarse permisos temporales para los usuarios.

Seleccione el Usuario Principal, es decir, el usuario que se tomará la licencia. Puede realizar una búsqueda y seleccionarlo directamente desde el combo. Tenga en cuenta que si el Usuario Principal ya está cubriendo el puesto de otra persona, Thuban no permitirá que se tome la licencia.

En el primer recuadro, Thuban muestra los grupos a los que pertenece el Usuario Principal. Seleccione el Usuario Suplente que cubrirá las tareas del Usuario Principal mientras este último esté de licencia. En el recuadro del medio se muestran los grupos a los que pertenece el Usuario Suplente y, en el último recuadro, el o los grupos sobre los cuales se le dará permisos temporales.

Seleccione fecha y hora de comienzo y fin de la licencia y presione Guardar para aplicar los cambios. De esta manera, solamente durante el período que dure la licencia, Thuban le otorgará permisos al usuario suplente para visualizar y realizar las tareas del usuario principal.

Editar o borrar Suplencias

En la parte inferior de la pantalla podrá ver las suplencias configuradas.

Seleccione la Suplencia y presione el botón de Editar. Thuban muestra en pantalla el detalle de la licencia y permite modificar todos los parámetros. En el siguiente ejemplo, modificamos el usuario suplente y, por lo tanto, se modifican los grupos que deberá traspasar Thuban. Una vez realizados los cambios, presione Guardar

Además, en el Panel de Políticas de acceso, en la pestaña de Configuración Default, puede asignar el permiso para permitir que los usuarios designen sus propios suplentes:

Panel de Políticas de acceso

En este panel se pueden configurar las medidas de seguridad y acceso al sistema, y la configuración por defecto de los usuarios.

Políticas de Acceso

Esta pestaña está dividida en dos recuadros: en Nombres de Usuario podrá establecer la longitud mínima y máxima de caracteres que deberá tener y en Contraseñas, también deberá establecer la longitud mínima y máxima de la contraseña, pero además podrá seleccionar algunas de las siguientes opciones:

• Debe contener caracteres numéricos: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter numérico.

• Debe contener caracteres especiales: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter especial, los cuales son:!£$%^&*@?<>+_

• Debe contener caracteres en minúscula: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter en minúscula.

• Debe contener caracteres en mayúscula: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter en mayúscula.

• La contraseña no puede ser parte del nombre: si se selecciona esta opción, el nombre de usuario no podrá formar parte de la contraseña elegida.

• Cantidad de días de inactividad antes de inhabilitar la cuenta: representa la cantidad máxima de días que pueden pasar entre que el usuario se sale del sistema hasta que vuelve a ingresar. Si la cantidad de días supera lo estipulado en este panel, entonces el usuario será inhabilitado. En tal caso deberá contactarse con el administrador del sistema para que su cuenta se active nuevamente.

• Cantidad de días para forzar cambios de contraseña: representa la cantidad de días de validez de la contraseña. Si se cumplen la cantidad de días que figura en este panel, el usuario será redirigido a una pantalla en la cual se verá forzado a cambiar su contraseña.

• Cantidad de intentos fallidos de ingreso de contraseña: Establece un número máximo de veces que el usuario puede intentar ingresar una contraseña incorrecta. Si excede el límite, el usuario quedará inhabilitado.

Eventos de Log

Diríjase a la segunda pestaña del panel donde aparece una serie de checklist. Para habilitar un evento, seleccione la casilla ubicada a la izquierda del nombre y presione Guardar para almacenar los cambios.

Configuración Default

Para establecer una configuración por defecto para todos los usuarios de Thuban, diríjase a la última pestaña del Panel de políticas de acceso.

Allí verá una serie de cinco pestañas que permiten establecer ciertos parámetros en común para todos los usuarios.

• General: Desde esta solapa se pueden configurar algunas características como un formato estándar para la fecha y hora, o una pantalla de inicio predeterminada.

Para resolver el problema de la incompatibilidad con Internet Explorer puede seleccionar esta opción o visitar la sección HOW TO: Resolver incompatibilidad de Thuban con IE

• Creación: Desde esta pestaña se puede seleccionar la opción para que cuando se cree un documento de una clase documental que tenga vínculos dinámicos, dicho documento se abra en una nueva ventana.

• Búsqueda: Desde esta pestaña se pueden configurar acciones generales sobre la grilla de resultados de la búsqueda.

• Edición: Desde esta pestaña se pueden configurar acciones generales de la pantalla de edición de documentos.

• Bandejas: Desde esta pestaña se pueden configurar acciones generales del Panel de bandejas.

• Monitores: Desde esta pestaña se pueden configurar el refresco automático de la pantalla de monitores de Thuban.

Panel de clases documentales

En este panel podrá crear, modificar o eliminar las clases documentales de la plataforma.

Para crear una clase documental, presione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Para modificar una clase existente, simplemente selecciónela de la lista y se habilitará una serie de solapas.

Datos Generales

En esta solapa se ingresa la información básica de la clase documental:

• Nombre de la clase: ingrese el nombre que llevará la clase documental en la tabla de la base de datos. Tenga en cuenta que una vez creada la clase, no lo podrá modificar.

• Alias: permite darle un nombre a la clase documental que se puede modificar fácilmente, sin tener que realizar los cambios desde la base de datos.

• Descripción: Ingrese una breve descripción de la clase.

• Generación de nombre: Determina el nombre externo que llevará cada ítem de la clase documental. Se puede definir de la siguiente manera:

- Utilizar campo: Permitirá seleccionar algún campo de la clase que ya esté definido.

- Nombre Compuesto: Se podrá establecer una combinación de texto libre con campos definidos para la clase. Por ejemplo: si se ingresa la siguiente expresión: “Legajo: [NÚMERO_LEGAJO]”, entonces el nombre del documento podría ser “Legajo:000001”. En ese caso, Thuban reemplazará la variable por la información que se haya ingresado en el campo de la clase documental.

• No actualizar el nombre: Si esta casilla está seleccionada, el sistema valida que el documento tiene un nombre y evita que se genere uno nuevo al actualizar.

• Vínculo dinámico por defecto: Se puede seleccionar el vínculo dinámico que se verá al abrir el documento en la pantalla de edición de documentos.

• Título en resultado de búsqueda: nombre de la columna INDEX_ITEM_NAME

Campos

En esta solapa se pueden crear y configurar los campos de la clase documental. Del lado izquierdo, figuran todos los campos de la clase y del derecho, el detalle de cada uno.

Para crear un campo de la clase, presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla e ingrese los siguientes datos:

• Nombre: ingrese un nombre para el campo. Es recomendable utilizar una nomenclatura uniforme.

• Columna: establece la columna de la base de datos donde se almacenarán los valores que los usuarios ingresen en el campo.

• Tipo Dato: Determine el tipo de datos que se permitirá ingresar en el campo. Las opciones disponibles son: cadena de texto, número entero, número decimal, boolean, fecha y hora. Además cuenta con algunos formatos predefinidos:

Tenga en cuenta que una vez que haya creado documentos, no podrá cambiar el formato predefinido.

La configuración del separador decimal y el de miles depende del idioma predeterminado del explorador de Internet, pero es posible forzarlos con la incorporación de dos entradas en el Panel de Configuraciones .

• Longitud: establezca el largo del campo.

• Índice edición: Se puede establecer que el campo sea primario y que esté siempre visible, o que sea secundario. En ese caso, el campo sólo estará visible cuando se seleccione Ver campos secundarios o cuando se aplique el criterio de búsqueda avanzada.

• Índice búsqueda: Determine si el campo aparecerá como índice de búsqueda en el módulo de consultas. Las opciones disponibles son:

- Sin índices: El campo no aparece como índice de búsqueda.

- Índice primario: Aparece como índice primario de búsqueda en las consultas.

- Índice secundario: Aparece como índice secundario de búsqueda en las consultas.

• Leyenda: ingrese el nombre del campo que verán los usuarios de la interfaz PowerDesk.

• Mensaje de Ayuda: Permite redactar una breve descripción del contenido del campo.

• Multivaluado: los campos multivaluados permiten agregar un conjunto de valores asociados al campo que pueden ser ingresados manualmente o a través de una consulta a la base de datos.

- Valores: seleccione del combo la entrada Valores y presione el botón Editar. A continuación se mostrará una pantalla donde puede ingresar o eliminar los valores de forma manual.

- SQL: Seleccione la entrada SQL del combo y presione el botón Editar. A continuación, se mostrará una pantalla que permite agregar una nueva consulta y realizar el Test directamente contra la base de datos para verificar su validez.

• Orden: Establezca el orden de los campos en la tabla. Para modificar el orden de los campos en pantalla, utilice las flechas direccionales que aparecen debajo de la lista de campos del recuadro de la izquierda.

• Opciones avanzadas: para incluir alguna de estas opciones, seleccione la casilla al lado del nombre.

- Auditoría: El sistema registra la fecha, hora y el usuario que realizó alguna modificación en el campo.

- Búsqueda: Establece que el usuario deba completar para que la búsqueda arroje algún resultado.

- Múltiples criterios de búsqueda: Permite duplicar el campo para buscar por más de un valor a la vez.

Vistas

En esta pestaña podrá determinar el tipo de acceso a los campos en el Panel de alta de documentos y en la Vista de edición. Las opciones disponibles son:

• Sin acceso: El campo no estará visible.

• Lectura: El campo será visible pero no se podrá modificar.

• Escritura: El campo se podrá modificar.

• Obligatorio: El campo se podrá modificar y debe estar completo siempre.

Para cambiar el tipo de acceso, seleccione la casilla al lado del nombre, elija un valor del combo y presione el botón Establecer.

Los botones de más y menos, permiten crear nuevas vistas para los campos. Luego en el panel de Permisos deberá asignar las vistas a los grupos . Esto permite, por ejemplo, que un mismo campo sea obligatorio para un grupo y sólo lectura para otros.

Para comparar dos vistas, presione el botón “…” en el panel de la derecha.

Vínculos

Un vínculo dinámico se define a través de una consulta SQL y permite relacionar dos o más clases documentales que tengan características en común o que se reúnan bajo un concepto central. A la vez, es posible crear nuevos documento a partir del vínculo dinámico. Por ejemplo, podríamos tener la clase documental LEGAJO_CLIENTES donde cada documento contendría la información personal de un cliente; y otra clase llamada OPERACIONES donde se ingresarían las operaciones que realice el cliente: solicitudes, compras, pagos, etc. Al relacionar las dos clases sería posible abrir el legajo del cliente y cargarle las nuevas operaciones, y a la vez, ahorraría tiempo porque podría establecer que algunos campos se autocompleten con los datos del cliente.

Para crear un vínculo dinámico, diríjase al Panel de Clase documentales del menú Admin. Siguiendo con el ejemplo, seleccione la clase documental LEGAJO_CLIENTES y diríjase a la pestaña Vínculos.

Ingrese un nombre y la definición del vínculo. Para esto último, presione el botón Editar para abrir el Editor de SQL.

El sistema provee una plantilla:

SELECT 
INDEX_ITEM_NAME AS THREE, 
INDEX_ITEM_ID AS ITEM_ID, 
INDEX_ITEM_CLASS AS ITEM_CLASS,
INDEX_ITEM_NAME AS ITEM_NAME 
FROM 
THUBAN_INDEXES (tabla de donde toma los valores)
WHERE 	
INDEX_ITEM_CLASS= ‘OPERACIONES’(nombre de la clase que desea vincular)
ORDER BY THREE

El vínculo quedará definido de la siguiente manera:

Presione Ejecutar para corroborar que el vínculo se haya creado correctamente. En este caso, todavía no hay ítems de la clase documental creados, por lo tanto, Thuban no puede traer ningún elemento. Sin embargo, corrobora que la consulta ingresada es válida. Presione Aceptar para cerrar el editor.

Presione Establecer para crear el vínculo.

Por último, presione Guardar para almacenar los cambios realizados en la clase documental.

Luego, para que se autocompleten los campos de la clase deberá relacionarlos.

Indexación

En esta solapa defina la configuración de indexación de los ítems de la clase.

• Almacenar registros índices en la siguiente tabla: Permite establecer la tabla en la base de datos donde se almacenarán los índices correspondientes a los ítems creados dentro de la clase documental. Por defecto este valor es THUBAN_INDEXES.

• Directorio de almacenamiento: Permite establecer el directorio donde se almacenarán los archivos físicos de cada ítem ingresado dentro de la clase documental. Pueden ingresarse unidades locales o de red, siempre y cuando se tenga acceso de escritura desde el sistema operativo. Es importante no ingresar la ruta de una carpeta temporal ya que, al depurar el sistema, las imágenes se perderán.

• Habilitar indexación FullText: Al marcar el checklist, Thuban dará dos opciones:

o Aplicar a todos los documentos existentes: Thuban hará un reconocimiento de todos los documentos de la clase documental que no hayan sido eliminados. Tenga en cuenta que elegir esta opción puede afectar el rendimiento de la plataforma, en caso de que la clase documental cuente con muchos registros.

o Aplicar solo a documentos nuevos y futuras actualizaciones: Recomendamos utilizar esta opción ya que Thuban hará reconocimiento de todos los documentos que se creen a partir de que se guarden los cambios en la clase documental.

Elija una de las opciones y presione Guardar para aplicar los cambios. Thuban creará una carpeta en el mismo directorio de almacenamiento de las imágenes siguiendo este formato: “Nombre de la clase_FT_INDEX”. Allí almacenará los índices FullText, aunque deberá crear un job que revise la carpeta y busque los nuevos documentos para indexar. Para ello, diríjase a al menú Server y seleccione el Panel de Trabajos.

Para crear un trabajo, presione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y complete los campos requeridos:

- Grupo: Elija uno de los grupos que aparecen en el combo o ingrese un nombre para crear uno nuevo.

- Nombre: Ingrese el nombre del trabajo.

- Descripción: ingrese una breve descripción de la funcionalidad.

- Clase: establezca la clase Java que ejecuta el proceso. Para este caso, seleccione SyncIndexFullText.

Presione Guardar para dar de alta el trabajo. Una vez creado, será necesario dispararlo. Seleccione el job de la lista de trabajos.

Presione ¡Disparar ahora! para activarlo. Thuban abre una ventana emergente donde muestra el progreso de iniciación del job. Puede exportar los resultados o presionar Salir para cerrar la ventana.

Tenga en cuenta que al presionar el botón ¡Disparar ahora!, estaría disparando el trabajo de forma manual.

Checklist

Se define como una lista de verificación donde se detalla una serie de criterios que debe cumplir el documento antes de transicionar a la próxima tarea o estado en un circuito de trabajo. Pueden ser Automáticos, si el sistema determina cuándo se cumple la condición del Checklist, o Manuales, si es determinado por un usuario.

Para más información, remitirse al anexo Guía de configuración de Checklists.

Notas

En esta pestaña establezca los parámetros para la redacción de notas. Puede elegir que el formato del título sea de libre escritura:

La segunda opción permite ingresar valores predeterminados:

En la vista de edición aparecerá un combo con las opciones que se configuraron.

También pueden establecer una cantidad máxima de caracteres para el título y el cuerpo de la nota.

Relaciones

Desde esta solapa se pueden relacionar dos o más clases documentales entre sí. Esta funcionalidad permite que, una vez que se haya creado el vínculo dinámico, el usuario pueda generar documentos de otra clase (o de la misma clase) desde el vínculo. Esto es especialmente útil si las clases comparten información, ya que Thuban carga los datos relacionados, lo que acelera el proceso de creación de documentos.

Para relacionar los campos, seleccione una clase documental del recuadro de la izquierda y, utilizando las flechas de pasaje, envíela hacia el otro lado. Para comprobar la compatibilidad de las clases, presione el botón Campos y se abrirá una ventana emergente:

Los colores indican el nivel de compatibilidad:

• Verde: los campos son compatibles. Por ejemplo, los campos son de tipo de dato “cadena de texto” y de la misma extensión.

• Amarillo: los campos son compatibles pero se pueden generar algunos errores. Por ejemplo, los campos son de tipo de dato “cadena de texto”, pero el segundo tiene una extensión menor, entonces es posible que algunos valores se vean cortados.

• Rojo: no se puede combinar porque los campos no son compatible. Por ejemplo, los campos tienen tipos de datos distintos.

Formularios

Esta funcionalidad permite agrupar y organizar los campos de una misma clase documental bajo un criterio central. Esta opción es particularmente útil cuando una clase documental contiene muchos campos ya que permite ver la información de manera más clara y optimizar el rendimiento de la aplicación.

Diríjase a la pestaña Agrupaciones e ingrese un nombre y una descripción. Si selecciona la casilla Mostrar desplegados, cuando vea el documento en la vista de Edición, la lista de campos aparecerá desplegada, de lo contrario se verá colapsada. Tenga en cuenta que seleccionar esta casilla puede afectar el rendimiento de la aplicación de forma negativa.

Luego presione el botón Establecer para crear la agrupación. Para asociar los campos, seleccione la agrupación del recuadro de la izquierda y presione el botón Agrupar.

Se abrirá una ventana emergente con dos recuadros: del lado izquierdo aparece la lista de campos que forman parte de la clase documental. En caso de que la lista sea muy extensa, se puede realizar una búsqueda.

Con el método drag-n-drop (“arrastrar y soltar”) pase los campos que desee agrupar al recuadro de la derecha.

Cuando haya finalizado, presione Guardar para almacenar los cambios.

Puede comparar dos agrupaciones seleccionándolas de la lista y presionando el botón Comparar.

Se abrirá una ventana emergente donde podrá ver los campos de cada agrupación. Si lo desea, puede mover campos de una agrupación a otra.

Desde la pestaña Orden, establezca el orden de aparición de las agrupaciones. Por último, presione Guardar para aplicar los cambios.

Si utiliza la funcionalidad de Formularios, será necesario que todos los campos pertenezcan a una agrupación, de lo contrario, no se visualizarán en el PowerDesk.

Vencimientos

Pueden configurarse avisos que informen cuando un documento esté próximo a vencer y cuando haya vencido. Para ello, primero presione el botón Habilitar para activar las opciones de configuración.

Para utilizar esta funcionalidad complete los siguientes campos:

• Campo indicador de fecha de vencimiento: seleccione un campo tipo “Fecha (Date)”. Es necesario que ese campo esté creado previamente, ya que Thuban no lo genera automáticamente.

• Tipo de alerta: forma de visualización del aviso de vencimiento. Puede elegir ambas formas a la vez.

- Visual: se mostrará un recuadro en la parte superior de la imagen del documento cuando lo abra en la vista de edición. Todos los usuarios con permisos para consultar el documento, podrán ver este aviso.

- Correo: se enviará un correo electrónico a los destinatarios preconfigurados.

• Tiempo de aviso previo al vencimiento: seleccione si el aviso se mostrará algunos días o meses antes.

• Cantidad: se refiere a la cantidad de meses o días antes del vencimiento (según lo seleccionado en el punto anterior) que se mostrará el aviso.

Si eligió la opción de alertas por correo, deberá configurar los campos de la derecha:

• Añadir correo electrónico: si utiliza la plantilla de correo por defecto, deberá ingresar las direcciones una a una. Si utiliza plantillas propias, las direcciones se ingresarán directamente desde la configuración de la plantilla.

• Direcciones de correo electrónico: lista de direcciones de correo agregadas.

• Utilizar template default: Thuban utiliza una plantilla de correo propia.

• Plantilla de documentación por vencer: permite seleccionar una plantilla del combo o presionar el botón + para generar una nueva.

• Plantilla de documentación vencida: permite seleccionar una plantilla del combo o presionar el botón + para generar una nueva.

Presione Guardar para aplicar los cambios.

Tenga en cuenta que al presionar el botón Quitar, no sólo se borra la configuración, sino también las plantillas de correo asociadas.

Para utilizar esta funcionalidad, debe correr una instancia de un Job. Diríjase al menú Server y seleccione el Panel de Trabajos. Presione el botón Nuevo al final de la pantalla y complete los campos. Es importante que elija la opción “DocExpirationJob” del combo de clases. Este job ejecutará los vencimientos de todas las clases documentales.

Seguridad avanzada

Desde esta solapa es posible aumentar la privacidad de la información que se muestra en Thuban. Las medidas de seguridad que se pueden aplicar son la encriptación de URL o del FileSystem y filtro de búsqueda avanzado.

Al encriptar la URL de consulta, no se ve la información propia del documento que permitiría, copiando la URL y haciendo algunas leves modificaciones, que el usuario acceda otros documentos que están restringidos para su perfil. Para aplicar esta medida, marque la casilla y presione Guardar para almacenar los cambios.

La URL se verá de la siguiente manera:

La encriptación del FileSystem permite encriptar las imágenes almacenadas para evitar que un usuario con acceso a la carpeta de indexación pueda ver el contenido de los documentos. Thuban ofrece dos métodos:

• AES: con esta opción, cada documento se encripta con una clave AES de 256 bits propia de la aplicación al momento de guardado, así se utilizará la misma clave para todos los archivos y dicha clave será propiedad de la Thuban y solo Thuban la podrá manejar.

• RSA: con esta opción, por cada documento a persistir se genera una clave aleatoria AES de 256 bits. Con dicha clave se encripta y se guarda el documento en el FileSystem. Asimismo, esa clave se encripta utilizando un sistema de RSA con clave pública y privada provista por un certificado digital. Entonces, la clave AES se almacena junto con el documento encriptado utilizando la clave pública del certificado provisto. Esto garantiza que solo quien conozca la clave de privada del certificado pueda desencriptar la clave AES para, a su vez, con ella poder desencriptar el documento de Thuban. Como para este método se requiere de un certificado digital con clave pública y privada, deberá importar dicho certificado en formato PFX/P12, es decir, como keystore. El keystore ya de por sí al generarse se genera encriptado, dicha encriptación a su vez puede estar protegida por clave. Dicha clave, de existir, también se ingresará en la aplicación, y la misma la almacenará en la base de datos de forma encriptada para que nadie la conozca más allá de la aplicación al momento de utilizar.

Por otro lado, el filtro de búsqueda avanzado permite restringir el acceso a los documentos de una misma clase. Por ejemplo, es posible hacer que los usuarios vean sólo los documentos que estén asignados a ellos. Para esto es necesario presionar el botón Editar e ingresar una consulta SQL. Por ejemplo:

En este caso, el sistema sólo traerá los documentos que en el campo “Asignación” figure el nombre del usuario con el que ingresa al sistema:

Tenga en cuenta que no es posible utilizar el operador UNION en este tipo de configuración. De todos modos, la complejidad del filtro dependerá de los conocimientos de SQL del administrador.

Exportar a CD/DVD

Esta funcionalidad le permite dar la opción al usuario de descargar un volumen de documentos a una carpeta segura que determine el administrador. Para habilitarla, marque el checkbox Activar.

Elija el tipo de volumen. De acuerdo a su elección (CD o DVD) Thuban se asegurará de armar un paquete de descarga que quepa en el dispositivo.

Elija una de las siguientes opciones de configuración:

• Vista: Thuban descarga los archivos a una carpeta del sistema. Además, al momento de exportar, el usuario ve los campos de los documentos y puede realizar una indexación masiva, de ser necesario.

• Trabajo: Thuban genera un archivo y lo almacena en una carpeta para que luego sea procesado por un job. Ese job podrá realizar distintas tareas como convertir a pdf o enviar documentos por correo. Todo dependerá de la configuración elegida en Thuban Server.

Si elige Vista, Thuban mostrará todas las vistas que haya configurado para la clase documental. Seleccione la deseada.

Ingrese el directorio de almacenamiento donde se descargarán los documentos que determine el usuario.

Se abrirá una ventana de diálogo. Ingrese la ruta de almacenamiento y presione Guardar.

Se cerrará la ventana y Thuban redirigirá a la pantalla de Exportación a CD/DVD. Presione Guardar para aplicar los cambios.

De esta manera, cuando el usuario exporte los documentos, estos se almacenarán en la ruta que haya configurado el administrador, junto al nombre del usuario y el día y la hora en que se realizó la exportación.

Si elige la opción Trabajos, deberá seleccionar un trabajo que haya configurado previamente desde Thuban Server.

Presione Guardar para aplicar los cambios.

Panel de bandejas

En las bandejas de trabajo se agrupan documentos de acuerdo al estado particular de los índices de la clase documental. Para crear una bandeja, diríjase al menú Admin y seleccione el Panel de Bandejas.

Allí aparece la bandeja default. En sí misma, no es una bandeja real, es decir, no puede contener documentos ni aparecer en Panel de Bandejas, pero a partir de ella se podrán crear todas las bandejas raíz. Selecciónela y presione el botón Nuevo. Ingrese un nombre que no contenga caracteres especiales. A continuación deberá ingresar la definición a través de una consulta SQL.

Pestaña Bandeja

Presione el botón Editar para abrir el editor de SQL.

El sistema provee una plantilla. El texto que está en negrita es obligatorio, esto significa que:

SELECT 
       INDEX_ITEM_NAME AS THREE, (no es obligatorio en bandejas, pero si en vínculos)
       INDEX_ITEM_ID AS ITEM_ID, 
       INDEX_ITEM_CLASS AS ITEM_CLASS,
       INDEX_ITEM_NAME AS ITEM_NAME 
       <nombre de la columna> AS ITEM_<nombre de la columna>
FROM
       THUBAN_INDEXES (tabla de donde toma los valores)
WHERE 	
       INDEX_ITEM_CLASS= 'Nombre de la clase documental'
ORDER BY THREE

Por ejemplo:

En este caso, se mostrarán todos los documentos de la clase documental “6cero4” y las columnas indicadas. Presione Ejecutar. Si la consulta se creó correctamente, el sistema traerá los documentos:

Caso contrario, mostrará un mensaje con la especificación del error. Presione Aceptar para cerrar el editor. Puede agregar todas las variables y condiciones que necesite. La complejidad o especificidad de la bandeja dependerá de los conocimientos de SQL del administrador.

Pestaña Cantidad documentos

Para que la bandeja funcione, es necesario agregar el conteo de los documentos. Para ello, diríjase a esta pestaña y presione el botón Editar. Se abrirá el editor de SQL con una plantilla:

El texto que está en negrita es obligatorio, es decir:

SELECT 
      COUNT(*) 
FROM 
     THUBAN_INDEXES (nombre de la tabla de donde obtiene los valores)
WHERE 
INDEX_ITEM_CLASS= 'Nombre de la clase documental'

Recuerde poner el mismo nombre de tabla y de clase documental que puso en el paso anterior.

En este caso, el sistema contará todos los documentos de la “6cero4”. Presione Ejecutar. Si la consulta se creó correctamente, el sistema traerá la cantidad de documentos:

Presione Aceptar para cerrar el editor. Después de haber ingresado la definición en la solapa Bandejas y Cantidad documentos, presione Guardar para crear la bandeja.

Pestaña Búsqueda

Esta funcionalidad es optativa. Permite realizar búsquedas dentro de la lista de resultados de la bandeja. Sin embargo, tiene ciertas limitaciones: sólo se puede aplicar a bandejas con validaciones simples y que hagan referencia a una única clase documental.

Para configurar la búsqueda, seleccione la clase documental del combo de clases y al menos un campo. Por ejemplo:

Presione Guardar para almacenar los cambios.

Con esta configuración, en el caso de que la bandeja tenga muchos documentos, el usuario podrá realizar una búsqueda por el campo “Texto1” y acotar la lista de resultados. Asimismo, la búsqueda habilitará la indexación en bandejas.

Otras opciones:

• Bloqueo automático: al marcar esta casilla, cuando el usuario abra el documento en la vista de edición, el documento aparece automáticamente bloqueado y listo para editar.

• Sin contenido:permite crear una bandeja raíz que no contenga ningún documento. Esta funcionalidad es útil cuando desea incorporarle varias sub-bandejas donde lo que interese sean las bandejas hijos en sí, y no el padre.